KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
TERM OF REFERENCE (TOR)
- PEMBERI PEKERJAAN : PT PAL INDONESIA
- NAMA PROYEK : PENGADAAN CNC PLASMA CUTTING
- SUMBER DANA : IPP NO. IPP/03/10000/XII/2021/KASEL REVISI 1. F21ZAI20, TGL. 15 JULI 2022
- LATAR BELAKANG
Dalam rangka memenuhi kebutuhan peralatan pendukung untuk penyelesaian proyek pembangunan kapal selam dan kapal niaga yang merupakan bagian dari fasilitas produksi Divisi Kapal Niaga di PT PAL INDONESIA, diperlukan kelengkapan peralatan produksi untuk proses pekerjaan pemotongan bahan baku plat-plat baja dengan ketebalan tertentu dalam waktu yang cepat dan memerlukan tingkat presisi yang tinggi.
Guna menunjang kelancaran proses pekerjaan pemotongan bahan baku plat-plat baja agar hasilnya sesuai yang diharapkan, maka pemenuhan kebutuhan mesin CNC Plasma Cutting dalam waktu cepat dengan spesifikasi yang tepat sangat diperlukan.
5. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan tujuan proses pengadaan mesin CNC Plasma Cutting dapat mempercepat pekerjaan pemotongan bahan baku plat-plat baja dengan ketebalan tertentu secara efektif, menghindari kesalahan dan keterlambatan produksi baik proyek kapal selam maupun proyek kapal niaga dengan standar kualitas tinggi sehingga berdampak baik bagi perusahaan dan terhindar dari kerugian yang tinggi.
6. PEMBERI PEKERJAAN
Pemberi pekerjaan adalah PT PAL INDONESIA yang diwakili oleh Direksi sesuai dengan kewenangannya.
7. TATA CARA PROSES PENGADAAN
Tata cara proses pengadaan CNC Plasma Cutting dilakukan dengan metode Tender / Seleksi Umum berdasarkan Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa PT PAL INDONESIA, Nomor: SKEP/31/10000/VIII/2022, tanggal 22 Agustus 2022, yaitu:
- Tender / Seleksi Umum adalah proses pengadaan barang/jasa dengan metode pemilihan penyedia barang/jasa yang diumumkan secara luas melalui media massa/Web site Perusahaan guna memberi kesempatan kepada Penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi kualifikasi untuk mengikuti pelelangan.
- Tender / Seleksi Umum dilakukan untuk pengadaan barang / jasa dengan nilai diatas Rp. 5 Milyar.
- Tender / Seleksi Umum ini dilaksanakan oleh Fungsi Pengadaan / Panitia Pengadaan Barang / Jasa yang ditetapkan oleh Direktur Utama.
- Barang/Jasa yang dibutuhkan bersifat umum dan mudah diperoleh dipasaran serta tidak mendesak dan tidak bersifat rahasia.
- Peserta Lelang baik yang terdaftar maupun yang belum terdaftar di Perusahaan (asalkan memenuhi kualifikasi). Peserta lelang yang baru di daftarkan dan mempunyai SKT setelah peserta lelang dinyatakan sebagai pemenang.
- Tata cara proses Tender / Seleksi Umum dapat disampaikan sebagai berikut:
- Pengumuman resmi dan/atau website Perusahaan;
- Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Pengadaan;
- Pemberian Penjelasan (Aanwijzing);
- Pemasukan Dokumen Penawaran;
- Pembukaan Dokumen Penawaran;
- Evaluasi Penawaran;
- Evaluasi Kualifikasi;
- Pembuktian Kualifikasi;
- Pembuatan Berita Acara Hasil Tender (BAHT);
- Penetapan Pemenang;
- Pengumuman Pemenang;
- Penandatanganan Kontrak
8. METODE PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
Metode Penyampaian Dokumen Penawaran dengan Metode Dua Sampul, yaitu penyampaian dokumen penawaran yang persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam Sampul Tertutup I, sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam Sampul Tertutup II, selanjutnya Sampul I dan Sampul II dimasukkan ke dalam 1 (satu) Sampul (sampul penutup) dan disampaikan kepada Fungsi Pengadaan / Panitia Pengadaan. Metode Dua Sampul digunakan dalam hal diperlukan evaluasi teknis yang lebih mendalam terhadap penawaran yang disampaikan oleh para Penyedia Barang dan Jasa, dan untuk menjaga agar evaluasi teknis jangan sampai terpengaruhi oleh besarnya penawaran harga. Metode ini lebih tepat digunakan untuk pengadaan peralatan dan mesin yang tidak sederhana.
9. METODE EVALUASI PENGADAAN
Metode evaluasi Pelelangan Umum untuk Pengadaan CNC Plasma Cutting dilakukan dengan Metode Sistem Nilai (Merit Point System), yaitu evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai, berdasarkan kriteria dan bobot yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan Penyedia Barang / Jasa, kemudian membandingkan jumlah perolehan nilai dari para Peserta. Evaluasi penawaran sistem nilai digunakan dengan memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya mengingat penawaran harga sangat dipengaruhi kualitas teknis.
Urutan proses penilaian dengan sistem ini adalah sebagai berikut:
- Evaluasi Administrasi
- Evaluasi administrasi dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi syarat pada pembukaan penawaran;
- Evaluasi administrasi dilakukan terhadap dokumen penawaran yang masuk dan dievaluasi kelengkapan dan keabsahan syarat administrasi. Unsur-unsur yang dievaluasi pada tahap ini harus berdasarkan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam dokumen pengadaan (tidak dikurangi atau ditambah).
- Evaluasi administrasi menghasilkan dua kesimpulan, yaitu memenuhi syarat administrasi atau tidak memenuhi syarat administrasi.
- Evaluasi Teknis dan Harga
- Sistem nilai menggunakan pendekatan/metode kuantitatif, yaitu dengan memberikan nilai angka terhadap unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan, unsur yang dinilai harus bersifat kuantitatif atau yang dapat dikuantifikasikan dan tata cara serta kriteria penilaian harus dicantumkan secara jelas dalam dokumen pengadaan. Unsur Pembobotan bersifat dinamis dan fleksibel sesuai jenis barang/jasa yang dibutuhkan sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Perubahan standar bobot harus mendapatkan izin dari Direksi;
- Evaluasi teknis dan harga dilakukan terhadap penawaran-penawaran yang dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi, dengan memberikan penilaian (skor) terhadap unsur-unsur teknis dan/atau harga penawaran, dalam melakukan evaluasi Panitia Pengadaan dilarang mengubah, menambah dan/ atau mengurangi kriteria serta tata cara evaluasi yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan;
- Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, Panitia Pengadaan membuat daftar urutan penawaran, yang dimulai dari urutan penawaran yang memiliki nilai tertinggi.
Hal yang krusial dalam evaluasi sistem ini adalah penentuan indikator penilaian, bobot setiap indikator dan pemberian nilai (skor) setiap indikator dari peserta lelang. Untuk itu perlu ditetapkan faktor-faktor dan bobot setiap faktor yang dapat digunakan untuk mengevaluasi persyaratan administrasi, teknik dan biaya dari pelelangan pengadaan barang dan jasa sehingga dapat memudahkan pekerjaan Panitia Pengadaan dalam menerapkan metode evaluasi sistem nilai yang diberlakukan di PT PAL Indonesia.
Penetapan Nilai bobot Evaluasi untuk Pengadaan CNC Plasma Cutting dengan metode Merit Point System adalah sebagai berikut:
| No | Unsur Penilaian | Nilai Bobot (%) |
| 1 | Harga Alat (setelah dievaluasi) | 50 |
| 2 | Harga Suku Cadang | 10 |
| 3 | Desain teknis dan kinerja | 15 |
| 4 | Waktu Penyerahan | 5 |
| 5 | Pelayanan Pasca Jual | 10 |
| 6 | Standarisasi | 10 |
| Total | 100 |
Unsur Penilaian merupakan penggabungan antara Harga Alat setelah evaluasi (50%) dengan Harga Suku Cadang (10%), Disain Teknis dan Kinerja (15%), Waktu Penyerahan (5%), Pelayanan Pasca Jual (10%) dan Standarisasi (10%).
Pemenang Tender Pengadaan CNC Plasma Cutting adalah Peserta yang memiliki nilai tertinggi dari gabungan aspek biaya dan teknis tersebut.
Konsep hasil penilaian akan dilaporkan oleh Ketua Tim Investasi kepada Direksi untuk mendapatkan masukan dan persetujuan/pengesahan.
Perubahan Standar Pembobotan (jika diperlukan) untuk evaluasi pengadaan CNC Plasma Cutting harus mendapatkan persetujuan dari Direksi dan dilakukan sebelum pelelangan dimulai.
10. JENIS KONTRAK PENGADAAN
Jenis kontrak untuk pengadaan CNC Plasma Cutting adalah Kontrak Lump Sum, yang merupakan Kontrak Pengadaan Barang / Jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu sebagaimana ditetapkan dalam Kontrak, dengan ketentuan sebagai berikut:
- Jumlah harga pasti dan tetap serta tidak dimungkinkan penyesuaian harga;
- Semua risiko sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia Barang / Jasa;
- Pembayaran didasarkan pada tahapan produk / keluaran yang dihasilkan sesuai isi Kontrak;
- Sifat pekerjaan berorientasi kepada keluaran (output based);
- Total harga penawaran bersifat mengikat; dan
- Tidak diperbolehkan adanya pekerjaan tambah kurang.
11. TIM INVESTASI
Tim Investasi adalah tim khusus untuk pelaksanaan pengadaan Investasi baik yang bersumber dari dana RKAP maupun dana PMN. Mekanisme kerja dan tanggung jawab Tim Investasi diatur didalam ketetapan Direksi dan yang melakukan proses pengadaan CNC Plasma Cutting.
Tim Investasi sebagai Panitia Pengadaan, dengan kegiatan sebagai berikut :
- Bertanggung jawab atas proses pengadaan sesuai ketentuan yang berlaku dan dibentuk untuk pengadaan dengan batas kewenangan nilai diatas 500 juta.
- Menandatangani Pakta Integritas sebelum menjabat sebagai Panitia Pengadaan.
- Menyusun perencanaan pengadaan barang / jasa.
- Menetapkan paket pengadaan, sistem pengadaan dan lokasi pengadaan.
- Menetukan sistem pengadaan yang meliputi cara pengadaan, pengumuman pengadaan barang/jasa, metode penyampaian dokumen penawaran, metode evaluasi penawaran, dan jenis kontrak.
- Menyusun dokumen pengadaan dan jadwal pengadaan;
- Melakukan evaluasi penawaran yang masuk. Dalam melakukan evaluasi, Tim Investasi sebagai Panitia Pengadaan dapat meminta bantuan dalam hal aspek teknis, keuangan dan hukum kepada unit kerja terkait.
- Menyusun jawaban surat sanggahan untuk ditandatangani Pejabat sesuai kewenangannya.
- Menyiapkan perjanjian / kontrak dengan pihak Penyedia Barang / Jasa.
- Melaporkan setiap rencana pengadaan, proses pelaksanaan pengadaan kepada pejabat pengadaan terkait sesuai batasan kewenangannya.
- Tim Investasi sebagai Pejabat Pengadaan ini berjumlah gasal minimal 3 (tiga) orang; bukan personil Pengelola Keuangan dan Satuan Pengawas Intern (SPI).
12. PENGGUNA BARANG / JASA
Pengguna barang / jasa CNC Plasma Cutting mempunyai tugas pokok dan kewenangan :
- Membuat rencana kerja dan anggaran / RKAP pengadaan barang / jasa CNC Plasma Cutting.
- Membuat permintaan pengadaan barang (M01), menyusun spesifikasi teknis, kuantitas / volume dan gambar-gambar yang diperlukan (requesition sheet), serta HPS.
- Dalam melaksanakan tugasnya Pengguna Barang / Jasa CNC Plasma Cutting mendapat masukan dari Fungsi Perencana / Engineering berupa: spesifikasi teknis, gambar teknis, rincian kebutuhan barang, Engineering Estimate (EE).
13. LINGKUP PENGADAAN BARANG DAN JASA
Lingkup pengadaan barang dan jasa CNC Plasma Cutting sebagai berikut :
14. BIAYA PENYEDIA BARANG / JASA
- Persyaratan Penyedia Barang / Jasa dalam pelaksanaan pengadaan adalah sebagai berikut:
- Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan usaha / kegiatan sebagai Penyedia Barang / Jasa;
- Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial untuk menyediakan barang / jasa;
- Tidak dalm pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau direksi yang bertindak untuk dan atas nama Perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana;
- Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak;
- Sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir.
- Memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan, dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan barang dan untuk jasa harus memenuhi persyaratan HSE (Health, Safety & Environment).
- Sebelum mendapatkan kontrak, harus terdaftar sebagai vendor / subkon list Perusahaan melalui proses assessment / kualifikasi dan tidak masuk dalam daftar hitam;
- Memiliki alamat tetap dan jelas;
- Penyedia Barang / Jasa yang keikutsertaannya menimbulkan pertentangan kepentingan dilarang menjadi Penyedia Barang / Jasa.
- Terpenuhinya persyaratan Penyedia Barang / Jasa dalam pelaksanaan pengadaan diilai melalui proses kualifikasi yang menjadi bagian dari evaluasi administrasi.
15. JANGKA WAKTU PENGADAAN
Jangka waktu pengadaan mesin CNC Plasma Cutting selama 5 (lima) bulan dan/atau 150 (seratus lima puluh) hari kalender dengan masa pemeliharaan selama 12 (dua belas) bulan.
16. PERSYARATAN PENGADAAN BARANG / JASA
- PERSYARATAN UMUM
- Asli Surat Penawaran yang didalamnya tercantum masa berlaku penawaran dan mencantumkan harga penawaran yang ditandatangani oleh Pimpinan/Direktur Perusahaan dan distempel;
- Surat Kuasa dari Pimpinan/Direktur perusahaan kepada penerima kuasa untuk mewakili mengikuti tender (apabila dikuasakan);
- Asli Jaminan Penawaran sebesar 3% (tiga persen) dari nilai penawaran;
- Rincian Harga Penawaran (daftar kuantitas dan harga), apabila diperlukan;
- Dokumen penawaran teknis;
- Formulir rekapitulasi perhitungan TKDN (apabila ada);
- Copy Akte Pendirian Perusahaan beserta perubahan terakhir dari Kemenkumham
- Copy Surat Ijin Usaha Perusahaan (SIUP) yang masih berlaku
- Copy NPWP / PKP terbaru
- Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) / NIB yang masih berlaku
- Copy Surat Keterangan Domisili yang masih berlaku
- Copy Struktur Organisasi Perusahaan dan Personil (terbaru)
- Copy Surat Keterangan Terdaftar (SKT) sebagai rekanan PT PAL INDONESIA yang masih berlaku (bagi yang sudah terdaftar);
- PERSYARATAN KHUSUS
- Melampirkan Jumlah dan Nama Personil. Jumlah personil Tenaga Ahli (minimal) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan CNC Plasma Cutting terdiri dari:
- Melampirkan Surat Keagenan / Distributor sebagai Agen / Distributor resmi CNC Plasma Cutting di Indonesia dari Brand Pabrik / Manufacture yang bersangkutan, yang ditandatangani Pejabat Manufacture/Principle dan distempel.
- Melampirkan Surat Pernyataan mengerti dan memahami peraturan sesuai standar penggunaan CNC Plasma Cutting beserta peralatan pendukungnya.
- Melampirkan Surat Pernyataan memiliki komitmen tinggi dan kuat untuk bekerjasama dengan Tim Teknis/User dan Tim Investasi saat pelaksanaan pekerjaan.
- Melampirkan Surat Pernyataan memiliki komitmen dan disiplin tinggi terhadap tanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal pekerjaan.
- Melampirkan Surat Pernyataan Kesanggupan mematuhi peraturan dan tata tertib serta penggunaan standar kerja sesuai K3LH yang berlaku di PT PAL INDONESIA.
17. WAKTU DAN JADWAL PELAKSANAAN
- Pelaksanaan proses Pengadaan CNC Plasma Cutting dilakukan pada hari kerja sesuai jam kerja PT PAL INDONESIA, yaitu jam 07.30 WIB sampai dengan jam 16.30 WIB.
- Penyampaian Surat Penawaran Harga beserta syarat-syaratnya (dokumen administrasi & teknis dan harga) masing-masing dimasukkan dalam amplop tertutup secara terpisah, dialamatkan kepada:
KETUA TIM INVESTASI
GEDUNG DIVISI KAWASAN & K3LH
PT PAL INDONESIA, Jalan Ujung Surabaya – 60155
- Jadwal pelaksanaan Pengadaan CNC Plasma Cutting sebagai berikut :
3. Tempat pelaksanaan Pengadaan CNC Plasma Cutting di Ruang Rapat Tim Investasi PT PAL INDONESIA, Jalan Ujung Surabaya – 60155.
4. Apabila terjadi perubahan tempat pelaksanaan Pengadaan CNC Plasma Cutting, maka Tim Investasi akan menyampaikan perubahan tersebut secara lisan / melalui email / whatapps ke semua Penyedia Barang / Jasa, paling lambat 30 (tiga puluh) menit sebelum pelaksanaan kegiatan.
18. PERALATAN PENYEDIA BARANG / JASA
Penyedia Barang / Jasa harus memiliki peralatan standar (minimal) di area kerja sebagai berikut:
- Multitester
- Grounding Tester
- Insulation Tester
- Temperature Infrared
- Mesin Las Portable (bila diperlukan)
- Peralatan Teknik Pendukung (Obeng, Tang, Solder, Cutter, dll.)
Peralatan yang digunakan di area kerja harus mempunyai surat bukti milik sendiri dan/atau sewa.
19. USULAN CALON PEMENANG
Usulan Calon pemenang akan disampaikan kepada Direksi dalam arti :
- Dokumen penawaran memenuhi persyaratan administrasi & teknis dan harga, berdasarkan bobot penilaian dan sesuai ketentuan dalam Dokumen Pengadaan.
- Perhitungan Harga yang ditawarkan adalah wajar dan dapat dipertanggungjawabkan.
Surabaya, 14 Oktober 2022
Kepala Divisi Kapal Niaga
Supriono
PIC :
Tim Investasi (62-31) 3292275 Ext 3211